Privacyverklaring

1. Wie zijn wij en wat doen wij?

Wij zijn Kaizo Operations B.V. ( Kaizo, wij of ons). Kaizo levert een prestatiemanagementsysteem waarmee onze Klanten de dagelijkse interacties tussen hun medewerkers ( Gebruikers) en klanten kunnen opslaan, analyseren, bekijken en beoordelen, door via een API het account van het klantcommunicatieplatform van een derde te koppelen aan een Kaizo-account (de Diensten). Met de Diensten kun je de algehele prestaties van je klantenserviceafdeling verbeteren, evenals de individuele prestaties van je medewerkers richting je klanten. Meer informatie over onze diensten vind je op de website https://kaizo.com/ ( Website) en in onze online applicatie (de App). De Website en de App worden hierna samen aangeduid als Tools.

2. Wat is dit?

Dit is ons Privacybeleid. Op deze webpagina leggen we uit welke Persoonsgegevens we verzamelen via onze Tools en Diensten en wanneer je contact met ons opneemt via een van onze e-mailadressen of socialemediapagina’s. We leggen ook uit voor welke doeleinden we de Persoonsgegevens gebruiken, hoe we ze beschermen en hoe we ze opslaan.

3. Persoonsgegevens en de Privacywetgeving

Het respecteren van je privacy en het beschermen van je Persoonsgegevens staan bij ons voorop. We verwerken Persoonsgegevens, dat wil zeggen alle informatie waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( AVG, in het Engels GDPR) en andere relevante wetgeving over de bescherming van Persoonsgegevens (samen aangeduid als Privacywetgeving).

4. Onze rol als Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke

We verzamelen en verwerken de meeste Persoonsgegevens namens onze Klanten in het kader van onze Diensten. Onze Klanten bepalen het doel en de middelen van die verwerking van Persoonsgegevens, wat betekent dat zij optreden als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Privacywetgeving. We verwerken die Persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van onze Klanten en niet voor onze eigen doeleinden. In dit kader treden wij daarom op als Verwerker in de zin van de Privacywetgeving.

Naast de verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van onze Klanten verzamelen en verwerken we ook enkele Persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden. In dit kader treden we zelf op als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Privacywetgeving.

5. Welke Persoonsgegevens verzamelen we als Verwerkingsverantwoordelijke?

Als Verwerkingsverantwoordelijke verzamelen en verwerken we de volgende Persoonsgegevens van onze Klanten en de Gebruikers van onze Tools en Diensten:

Persoonsgegevens die we verwerken van onze Klanten:

(Persoons)gegevens:	Doel(en):	Rechtsgrond:
Contactgegevens: (Bedrijfs)naam, e-mailadres en andere contactgegevens van het Bedrijf en de contactpersoon (zoals naam, telefoonnummer en adres), tijdzone en rol van de contactpersoon.	We gebruiken deze informatie om contact op te nemen met onze Klant over de Diensten die we leveren.	We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we ze nodig hebben om onze overeenkomst met onze Klanten uit te voeren, namelijk om je in staat te stellen onze Diensten te gebruiken.
Betaalgegevens van onze klanten: Factuurgegevens, bankrekeningnummer, IBAN en BIC-code.	We gebruiken deze gegevens om: – betalingen van onze Klanten af te handelen, te controleren en te administreren; – onze lijst van debiteuren en openstaande facturen bij te houden; – op te nemen in onze administratie ten behoeve van de belastingdienst.	We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we ze nodig hebben om onze overeenkomst met onze Klanten uit te voeren. We zijn ook verplicht (een deel van) deze gegevens te delen met de nationale belastingdienst.

Persoonsgegevens die we verwerken van onze Gebruikers:

(Persoons)gegevens	Doel(en)	Rechtsgrond
Contactgegevens van de Gebruiker: Zakelijk e-mailadres, rol van de gebruiker en 16-cijferige Gebruikers-ID.	We gebruiken deze informatie om: – je op de juiste manier aan te spreken in onze communicatie; – je in staat te stellen onze Diensten te gebruiken; – je updates over onze Diensten te sturen.	We mogen deze gegevens verwerken, omdat ze nodig zijn om de Medewerkers in staat te stellen de Tools en Diensten te gebruiken en dus voor de uitvoering van de overeenkomst met onze Klanten.
Ticket(meta)informatie: Informatie die de gebruiker in het ticket heeft opgenomen (bijv. naam, e-mail, mobiel nummer) en informatie over de reden waarom een ticket is aangemaakt.	We gebruiken deze informatie om: – de gebruiker te helpen met zijn ticket; – metrics en gamificationinformatie te verzamelen voor verbeterdoeleinden; – de beoordeling van het ticket vast te leggen voor verbeterdoeleinden.	We mogen deze gegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking. We hebben deze gegevens nodig om de gebruiker goed te helpen met een probleem en om onze diensten op deze punten te verbeteren.

Persoonsgegevens die we verwerken via berichten die zijn verstuurd via ons contactformulier, naar een van onze e-mailadressen of via berichten in de app:

(Persoons)gegevens:	Doel(en):	Rechtsgrond:
Je naam, e-mailadres en andere (persoons)gegevens die je in je bericht met ons deelt.	We gebruiken deze gegevens om contact met je op te nemen over je bericht en/of om je ondersteuning te bieden.	We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van deze gegevens. We hebben deze gegevens nodig om contact met je op te nemen over je bericht en/of om je ondersteuning te bieden.

Persoonsgegevens die we verwerken om je onze nieuwsbrieven te sturen:

(Persoons)gegevens:	Doel(en):	Rechtsgrond:
Je naam en e-mailadres en of de nieuwsbrief wordt geopend en op welke links wordt geklikt.	We gebruiken deze gegevens om je nieuwsbrieven te sturen over onze producten en diensten.	We mogen bestaande Klanten nieuwsbrieven sturen over vergelijkbare producten en diensten, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om onze Klanten op de hoogte te houden van zulke producten en diensten. Ben je geen bestaande klant, dan sturen we je alleen een nieuwsbrief als je daarvoor toestemming hebt gegeven door je op de Website in te schrijven voor onze nieuwsbrief. Wil je de nieuwsbrief niet langer ontvangen, dan kun je de afmeldlink in elke nieuwsbrief gebruiken.

Persoonsgegevens die we verwerken via onze socialemediapagina’s:

(Persoons)gegevens:	Doel(en):	Rechtsgrond:
Informatie die je openbaar maakt wanneer je een reactie achterlaat of op een andere manier iets plaatst op onze socialemediapagina’s.	We gebruiken deze gegevens om: – contact met je op te nemen via onze socialemediapagina’s; – je feedback op onze socialemediapagina’s te verwerken.	We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van deze gegevens en je deze informatie vrijwillig openbaar hebt gemaakt. Onze socialemediapagina’s worden ook beheerd door het sociale medium zelf. Raadpleeg hun eigen privacybeleid om te zien hoe elk sociaal medium met je Persoonsgegevens omgaat: LinkedIn: Privacybeleid Facebook: Gegevensbeleid Twitter: Privacybeleid

Persoonsgegevens die we verwerken via het gebruik van onze Tools:

(Persoons)gegevens:	Doel(en):	Rechtsgrond:
Technische informatie bij het gebruik van onze Tools: IP-adres, functionele cookies en technische informatie (zoals type browser en besturingssysteem) Optioneel: analytische en trackingcookies	We gebruiken deze informatie om: – (het gebruik van) onze Tools te analyseren; – onze Tools en Diensten te verbeteren; – onze Tools aan te passen aan het gebruikte Apparaat; – misbruik, fraude en bedreigingen van/met betrekking tot onze Tools en/of Diensten te signaleren, te melden en te voorkomen.	We hebben een gerechtvaardigd belang bij het gebruik van technische informatie, functionele cookies en je IP-adres, namelijk om onze Tools te analyseren en te verbeteren. We vragen je toestemming voor het gebruik van trackingcookies en analytische cookies. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

6. Hoe lang bewaren we de Persoonsgegevens?

We bewaren Persoonsgegevens zo lang als we ze nodig hebben voor de bovengenoemde doeleinden:

• Persoonsgegevens in onze administratie voor de belastingdienst | Deze gegevens worden zeven (7) jaar bewaard, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren;
• Persoonsgegevens van klanten | Deze gegevens worden bewaard zolang we een overeenkomst voor onze Diensten met de Klant hebben en maximaal 30 dagen daarna, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren;
• Overige informatie | Andere Persoonsgegevens bewaren we alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden. Deze worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verwerkt.

7. Delen we je Persoonsgegevens met anderen?

We gebruiken Verwerkers om ons te helpen bij onze Diensten. In dit kader ontvangen deze Verwerkers Persoonsgegevens van ons, die zij in onze opdracht verwerken. We gebruiken bijvoorbeeld de volgende categorieën Verwerkers: voor het hosten van onze gegevens, het draaien van onze diensten, het versturen van nieuwsbrieven en berichten, het beheren van je betalingen en het beheren van contactgegevens. Ons gebruik van Verwerkers is altijd in overeenstemming met de Privacywetgeving.

We zijn wettelijk verplicht (een deel van) de Persoonsgegevens op te nemen in onze financiële administratie, die moet worden gedeeld met de nationale belastingdienst. De belastingdienst verwerkt deze Persoonsgegevens als Verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met zijn eigen privacybeleid.

Als we worden overgenomen of fuseren met een ander bedrijf, kan het nodig zijn dat je Persoonsgegevens worden ingezien of overgenomen door het nieuwe bedrijf. Dat bedrijf is verplicht de voorwaarden van dit Privacybeleid na te leven. Als er iets verandert in de manier waarop we je Persoonsgegevens verwerken, laten we je dat vooraf weten.

Afgezien van het bovenstaande delen we je Persoonsgegevens niet met derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie

We kunnen Persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de Europese Unie als een van onze Verwerkers buiten de Europese Unie is gevestigd. De Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan landen en/of partijen die een passend beschermingsniveau bieden in overeenstemming met de Europese normen.

De doorgifte van gegevens buiten de EU vindt altijd plaats in overeenstemming met de Relevante Wetgeving (hoofdstuk 5 van de AVG).

9. Hoe beschermen we de Persoonsgegevens?

We beschermen alle Persoonsgegevens die we verwerken tegen onbevoegde en onrechtmatige toegang, wijziging, openbaarmaking, gebruik en vernietiging. We nemen bijvoorbeeld de volgende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen:

• we beveiligen al onze diensten met SSL (Secure Socket Layer);
• we beoordelen van tijd tot tijd onze werkwijze voor het verzamelen, opslaan en verwerken van informatie om onze systemen te beschermen tegen onbevoegde toegang;
• we beperken de toegang tot Persoonsgegevens tot onze medewerkers en alle andere partijen waarmee we samenwerken, die gebonden zijn aan strikte contractuele geheimhoudingsverplichtingen en disciplinair kunnen worden gestraft of ontslagen als ze deze verplichtingen niet nakomen;
• we beperken de toegang tot de (Persoons)gegevens tot bevoegde medewerkers op need-to-know-basis en houden die toegang bij;
• we organiseren regelmatig trainingen in beveiligingsbewustzijn;
• wachtwoordbeveiliging van computers, laptops en andere apparaten;
• het afsluiten van gebouwen en ruimtes waar (apparaten met) Persoonsgegevens zich bevinden;
• jaarlijkse interne beveiligingsaudits;
• we houden onze afhankelijkheden (libraries) op de nieuwste versies;
• we hebben gekozen voor externe leveranciers die de nieuwste normen voor beveiligingspraktijken toepassen (bijv. Google Cloud);

De maatregelen die we nemen, worden voortdurend verbeterd in lijn met de technologische ontwikkeling.

10. Algemene geaggregeerde (niet-persoonlijke) gegevens

We kunnen je Persoonsgegevens omzetten in niet-Persoonsgegevens. Dit betekent dat de gegevens volledig en onomkeerbaar worden geanonimiseerd en geaggregeerd: in dat geval bevatten ze geen Persoonsgegevens meer, omdat er op basis van de gegevens geen identificatie kan plaatsvinden. We kunnen zulke geaggregeerde gegevens delen met zakelijke partners voor analytische doeleinden, demografische profilering en het verbeteren van onze diensten.

11. Links naar andere websites en klantcommunicatieplatforms van derden

Op onze Tools vind je (hyper)links naar de websites van partners, leveranciers, adverteerders, sponsors, licentiegevers of andere derden. We hebben geen controle over de inhoud of de links op die websites en we zijn niet verantwoordelijk voor de werkwijze van websites waarnaar vanuit onze Tools wordt gelinkt. Bovendien kunnen deze websites, inclusief hun inhoud en links, voortdurend veranderen. Deze websites kunnen hun eigen privacybeleid, gebruiksvoorwaarden en klantbeleid hebben. Surfen op en interactie met een andere website, waaronder websites waarnaar vanuit onze Tools wordt gelinkt, vallen onder de voorwaarden van die website.

12. Wijzigingen in het Privacybeleid

Het Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Raadpleeg ons Privacybeleid regelmatig en neem kennis van eventuele wijzigingen. Het nieuwe Privacybeleid gaat direct in zodra het op onze Website is geplaatst. Als we ons Privacybeleid ingrijpend wijzigen, vermelden we dat op onze Website, samen met het herziene Privacybeleid.

Ingangsdatum: 09.08.2021

13. Je rechten en onze contactgegevens

Zoals vastgelegd in de Relevante Wetgeving heb je het recht om:

• ons te vragen je Persoonsgegevens te corrigeren of bij te werken;
• ons te vragen je Persoonsgegevens uit onze systemen te verwijderen;
• ons te vragen om een kopie van de Persoonsgegevens die we van je verwerken. Op jouw verzoek kunnen we die kopie ook doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
• je toestemming voor de verwerking van je Persoonsgegevens in te trekken. Dit geldt alleen voor verwerkingen die op je toestemming zijn gebaseerd en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van die verwerkingen voordat je je toestemming introk;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van je Persoonsgegevens;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat we je Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

Heb je vragen of zorgen over dit Privacybeleid of je privacy, dan kun je contact met ons opnemen via security@kaizo.com.

Kaizo Operations B.V.

Singel 126

1015 AE Amsterdam

W: www.kaizo.com

KvK-nummer: 71088415