Datenschutzhinweise

1. Wer sind wir und was tun wir?

Wir sind die Kaizo Operations B.V. (Kaizo, wir oder uns). Kaizo bietet ein Performance-Management-System an, mit dem unsere Kunden die täglichen Interaktionen zwischen ihren Mitarbeitenden (Nutzer) und Kunden speichern, analysieren, prüfen und bewerten können, indem das Konto der Kundenkommunikationsplattform eines Drittanbieters über eine API mit einem Kaizo-Konto verbunden wird (die Dienste). Die Dienste ermöglichen es Ihnen, die Gesamtleistung Ihrer Kundenservice-Abteilung sowie die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeitenden gegenüber Ihren Kunden zu verbessern. Weitere Informationen über unsere Dienste finden Sie auf der Website https://kaizo.com/ (Website) und in unserer Online-Anwendung (die App). Website und App werden im Folgenden gemeinsam als Tools bezeichnet.

2. Worum geht es hier?

Dies ist unsere Datenschutzerklärung. Auf dieser Webseite erklären wir, welche Art von personenbezogenen Daten wir über unsere Tools und Dienste erheben und wenn Sie uns über eine unserer E-Mail-Adressen oder Social-Media-Seiten kontaktieren. Wir erklären außerdem, zu welchen Zwecken wir die personenbezogenen Daten verwenden, wie wir sie schützen und wie wir sie speichern.

3. Personenbezogene Daten und die Datenschutzvorschriften

Uns liegt viel daran, Ihre Privatsphäre zu respektieren und Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, d. h. alle Informationen, durch die eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen einschlägigen Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (zusammen die Datenschutzvorschriften).

4. Unsere Rolle als Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher

Die meisten personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden im Rahmen unserer Dienste. Unsere Kunden legen den Zweck und die Mittel dieser Verarbeitung personenbezogener Daten fest und handeln damit als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzvorschriften. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten ausschließlich nach den Weisungen unserer Kunden und nicht für eigene Zwecke. In diesem Zusammenhang handeln wir daher als Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutzvorschriften.

Neben der Verarbeitung personenbezogener Daten für unsere Kunden erheben und verarbeiten wir auch einige personenbezogene Daten für eigene Zwecke. In diesem Zusammenhang handeln wir selbst als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzvorschriften.

5. Welche personenbezogenen Daten erheben wir als Verantwortlicher?

Als Verantwortlicher erheben und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten unserer Kunden und der Nutzer unserer Tools und Dienste:

Personenbezogene Daten unserer Kunden, die wir verarbeiten:

(Personenbezogene) Daten:	Zweck(e):	Rechtsgrundlage:
Kontaktinformationen: (Firmen-)Name, E-Mail-Adresse und andere Kontaktinformationen des Unternehmens und der Kontaktperson (d. h. Name, Telefonnummer und Adresse), Zeitzone und Rolle der Kontaktperson.	Wir verwenden diese Informationen, um unseren Kunden in Bezug auf die Dienste zu kontaktieren, die wir für ihn erbringen.	Wir dürfen diese personenbezogenen Daten verarbeiten, weil wir sie zur Erfüllung unseres Vertrags mit unseren Kunden benötigen, d. h. um Ihnen die Nutzung unserer Dienste zu ermöglichen.
Zahlungsdaten unserer Kunden: Rechnungsdaten, Bankkontonummer, IBAN und BIC.	Wir verwenden diese Daten, um: – Zahlungen unserer Kunden abzuwickeln, zu prüfen und zu verwalten; – unsere Liste der Forderungen und offenen Rechnungen zu führen; – sie für die Steuerbehörden in unsere Buchhaltung aufzunehmen.	Wir dürfen diese personenbezogenen Daten verarbeiten, weil wir sie zur Erfüllung unseres Vertrags mit unseren Kunden benötigen. Wir sind außerdem verpflichtet, (einige) dieser Daten an die nationalen Steuerbehörden weiterzugeben.

Personenbezogene Daten unserer Nutzer, die wir verarbeiten:

(Personenbezogene) Daten	Zweck(e)	Rechtsgrundlage
Kontaktinformationen des Nutzers: Geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle des Nutzers und 16-stellige Nutzer-ID.	Wir verwenden diese Informationen, um: – Sie in unserer Kommunikation angemessen anzusprechen; – Ihnen die Nutzung unserer Dienste zu ermöglichen; – Ihnen Neuigkeiten zu unseren Diensten zu senden.	Wir dürfen diese Daten verarbeiten, weil sie erforderlich sind, damit die Mitarbeitenden die Tools und Dienste nutzen können, und somit zur Durchführung der Vereinbarung mit unseren Kunden.
Ticket-(Meta-)Informationen: Informationen, die der Nutzer in das Ticket aufnimmt (z. B. Name, E-Mail, Mobilnummer), und Informationen zum Grund, aus dem ein Ticket erstellt wird.	Wir verwenden diese Informationen, um: – dem Nutzer bei seinem Ticket zu helfen; – Kennzahlen und Gamification-Informationen zu Verbesserungszwecken zu gewinnen; – die Bewertung des Tickets zu Verbesserungszwecken festzuhalten.	Wir dürfen diese Daten verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse an ihrer Verarbeitung haben. Wir benötigen diese Daten, um den Nutzer bei jedem Problem angemessen zu unterstützen und unsere Dienste in diesen Bereichen zu verbessern.

Personenbezogene Daten, die wir über Nachrichten verarbeiten, die über unser Kontaktformular, an eine unserer E-Mail-Adressen oder per In-App-Nachricht gesendet werden:

(Personenbezogene) Daten:	Zweck(e):	Rechtsgrundlage:
Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und andere (personenbezogene) Daten, die Sie uns in Ihrer Nachricht mitteilen.	Wir verwenden diese Daten, um Sie zu Ihrer Nachricht zu kontaktieren und/oder Ihnen Support zu leisten.	Wir dürfen diese personenbezogenen Daten verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse an ihrer Verarbeitung haben. Wir benötigen diese Daten, um Sie zu Ihrer Nachricht zu kontaktieren und/oder Ihnen Support zu leisten.

Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, um Ihnen unsere Newsletter zu senden:

(Personenbezogene) Daten:	Zweck(e):	Rechtsgrundlage:
Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Angabe, ob der Newsletter geöffnet wird und welche Links angeklickt werden.	Wir verwenden diese Daten, um Ihnen Newsletter über unsere Produkte und Dienste zu senden.	Wir dürfen bestehenden Kunden Newsletter über ähnliche Produkte und Dienste senden, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Kunden über solche Produkte und Dienste auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie kein bestehender Kunde sind, senden wir Ihnen einen Newsletter nur, wenn Sie durch die Anmeldung zu unserem Newsletter auf der Website Ihre Einwilligung dazu gegeben haben. Wenn Sie den Newsletter nicht mehr erhalten möchten, können Sie den Abmeldelink in jedem Newsletter verwenden.

Personenbezogene Daten, die wir über unsere Social-Media-Seiten verarbeiten:

(Personenbezogene) Daten:	Zweck(e):	Rechtsgrundlage:
Informationen, die Sie öffentlich machen, wenn Sie einen Kommentar hinterlassen oder anderweitig etwas auf unseren Social-Media-Seiten veröffentlichen.	Wir verwenden diese Daten, um: – Sie über unsere Social-Media-Seiten zu kontaktieren; – Ihr auf unseren Social-Media-Seiten hinterlassenes Feedback zu bearbeiten.	Wir dürfen diese personenbezogenen Daten verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse an ihrer Verarbeitung haben und Sie diese Informationen freiwillig öffentlich gemacht haben. Unsere Social-Media-Seiten werden auch vom jeweiligen sozialen Netzwerk selbst kontrolliert. Bitte lesen Sie deren eigene Datenschutzrichtlinien, um zu erfahren, wie das jeweilige soziale Netzwerk mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht: LinkedIn: Datenschutzrichtlinie Facebook: Datenrichtlinie Twitter: Datenschutzrichtlinie

Personenbezogene Daten, die wir durch die Nutzung unserer Tools verarbeiten:

(Personenbezogene) Daten:	Zweck(e):	Rechtsgrundlage:
Technische Informationen bei der Nutzung unserer Tools: IP-Adresse, funktionale Cookies und technische Informationen (d. h. Browsertyp und Betriebssystem) Optional: Analyse- und Tracking-Cookies	Wir verwenden diese Informationen, um: – unsere Tools (und deren Nutzung) zu analysieren; – unsere Tools und Dienste zu verbessern; – unsere Tools an das verwendete Gerät anzupassen; – Missbrauch, Betrug und Bedrohungen unserer bzw. in Bezug auf unsere Tools und/oder Dienste zu markieren, zu melden und zu verhindern.	Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verwendung technischer Informationen, funktionaler Cookies und Ihrer IP-Adresse, nämlich um unsere Tools zu analysieren und zu verbessern. Für die Verwendung von Tracking- und Analyse-Cookies bitten wir um Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

6. Wie lange speichern wir die personenbezogenen Daten?

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie wir sie für die oben genannten Zwecke benötigen:

• Personenbezogene Daten in unseren Unterlagen für die Steuerbehörden | Diese Daten werden sieben (7) Jahre lang gespeichert, sofern wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, sie länger aufzubewahren;
• Personenbezogene Daten von Kunden | Diese Daten werden gespeichert, solange wir einen Vertrag über unsere Dienste mit dem Kunden haben, und danach für höchstens 30 Tage, sofern wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, sie länger aufzubewahren;
• Sonstige Informationen | Sonstige personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist. Sie werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke, zu denen wir sie verarbeitet haben, nicht mehr erforderlich sind.

7. Geben wir Ihre personenbezogenen Daten an andere weiter?

Wir setzen Auftragsverarbeiter ein, die uns bei unseren Diensten unterstützen. In diesem Zusammenhang erhalten diese Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten von uns, die sie in unserem Auftrag verarbeiten. Wir setzen zum Beispiel die folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern ein: Hosting unserer Daten, Betrieb unserer Dienste, Versand von Newslettern und Nachrichten, Abwicklung Ihrer Zahlungen und Verwaltung von Kontaktinformationen. Unser Einsatz von Auftragsverarbeitern erfolgt stets im Einklang mit den Datenschutzvorschriften.

Wir sind gesetzlich verpflichtet, (einige der) personenbezogenen Daten in unsere Finanzbuchhaltung aufzunehmen, die an die nationale Steuerbehörde weitergegeben werden muss. Die Steuerbehörde verarbeitet diese personenbezogenen Daten als Verantwortliche gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien.

Wenn wir übernommen werden oder mit einem anderen Unternehmen fusionieren, kann es erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten von dem neuen Unternehmen eingesehen oder übernommen werden. Dieses ist verpflichtet, die Bedingungen dieser Datenschutzerklärung einzuhalten. Wenn sich die Art und Weise ändert, in der wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, teilen wir Ihnen dies vorab mit.

Abgesehen von den oben genannten Fällen geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8. Übermittlung von Daten außerhalb der Europäischen Union

Wir können personenbezogene Daten an Parteien außerhalb der Europäischen Union übermitteln, wenn einer unserer Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union ansässig ist. Die personenbezogenen Daten werden nur an Länder und/oder Parteien übermittelt, die ein angemessenes Schutzniveau nach europäischen Standards bieten.

Die Übermittlung von Daten außerhalb der EU erfolgt stets im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften (Kapitel 5 der DSGVO).

9. Wie schützen wir die personenbezogenen Daten?

Wir schützen alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, vor unbefugtem und unrechtmäßigem Zugriff, Veränderung, Offenlegung, Verwendung und Vernichtung. Zum Schutz der personenbezogenen Daten treffen wir zum Beispiel die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen:

• wir sichern alle unsere Dienste mit SSL (Secure Socket Layer);
• wir überprüfen von Zeit zu Zeit unsere Verfahren zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Informationen, um unsere Systeme vor unbefugtem Zugriff zu schützen;
• wir beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten auf unsere Mitarbeitenden und alle anderen Parteien, mit denen wir zusammenarbeiten, die strengen vertraglichen Vertraulichkeitspflichten unterliegen und bei Verstößen gegen diese Pflichten disziplinarisch belangt oder gekündigt werden können;
• wir beschränken den Zugriff auf die (personenbezogenen) Daten nach dem Need-to-know-Prinzip auf befugte Mitarbeitende und protokollieren diesen Zugriff;
• wir führen regelmäßig Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein durch;
• Passwortschutz für Computer, Laptops und andere Geräte;
• Verschließen von Räumlichkeiten und Bereichen, in denen sich personenbezogene Daten (oder Geräte mit personenbezogenen Daten) befinden;
• jährliche interne Sicherheitsaudits;
• wir halten unsere Abhängigkeiten (Bibliotheken) auf dem neuesten Stand;
• wir haben Drittanbieter gewählt, die die neuesten Standards für Sicherheitspraktiken umsetzen (z. B. Google Cloud);

Die von uns getroffenen Maßnahmen werden im Einklang mit der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Allgemeine aggregierte (nicht personenbezogene) Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten in nicht personenbezogene Daten umwandeln. Das bedeutet, dass die Daten vollständig und unumkehrbar anonymisiert und aggregiert werden: In diesem Fall enthalten sie keine personenbezogenen Daten mehr, da anhand der Daten keine Identifizierung mehr möglich ist. Wir können solche aggregierten Daten mit Geschäftspartnern zu Analysezwecken, zur demografischen Profilbildung und zur Verbesserung unserer Dienste teilen.

11. Links zu anderen Websites und zur Kundenkommunikationsplattform von Drittanbietern

Auf unseren Tools finden Sie (Hyper-)Links, die auf die Websites von Partnern, Anbietern, Werbetreibenden, Sponsoren, Lizenzgebern oder anderen Dritten verweisen. Wir haben keine Kontrolle über die Inhalte oder die Links, die auf diesen Websites erscheinen, und wir sind nicht verantwortlich für die Praktiken von Websites, auf die von unseren Tools aus verlinkt wird. Außerdem können sich diese Websites, einschließlich ihrer Inhalte und Links, ständig ändern. Diese Websites können eigene Datenschutzrichtlinien, Nutzungsbedingungen und Kundenrichtlinien haben. Das Surfen und die Interaktion auf jeder anderen Website, einschließlich der Websites, auf die von unseren Tools aus verlinkt wird, unterliegen den Bedingungen dieser Website.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden. Bitte prüfen Sie unsere Datenschutzerklärung regelmäßig und nehmen Sie etwaige Änderungen zur Kenntnis. Die neue Datenschutzerklärung tritt mit ihrer Veröffentlichung auf unserer Website sofort in Kraft. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung wesentlich ändern, weisen wir auf unserer Website zusammen mit der überarbeiteten Datenschutzerklärung darauf hin.

Gültig ab: 09.08.2021

13. Ihre Rechte und unsere Kontaktdaten

Gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften haben Sie das Recht:

• uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen oder zu aktualisieren;
• uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen zu entfernen;
• uns um eine Kopie der personenbezogenen Daten zu bitten, die wir über Sie verarbeiten. Auf Ihren Wunsch können wir diese Kopie auch an einen anderen Verantwortlichen übermitteln;
• Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Dies betrifft nur die Verarbeitungstätigkeiten, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, und berührt nicht die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitungstätigkeiten vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung;
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen;
• eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeiten.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihrer Privatsphäre haben, können Sie uns unter security@kaizo.com kontaktieren.

Kaizo Operations B.V.

Singel 126

1015 AE Amsterdam

W: www.kaizo.com

Handelskammer-Nummer (KvK): 71088415