Informacja o prywatności

1. Kim jesteśmy i czym się zajmujemy?

Jesteśmy Kaizo Operations B.V. ( Kaizo, my lub nas). Kaizo dostarcza system zarządzania wynikami, który umożliwia naszym Klientom przechowywanie, analizowanie, przeglądanie i ocenianie codziennych interakcji między ich pracownikami ( Użytkownikami) a klientami, poprzez połączenie za pomocą API konta na zewnętrznej platformie komunikacji z klientami z kontem Kaizo (Usługi). Usługi umożliwiają Państwu poprawę ogólnych wyników działu obsługi klienta, a także indywidualnych wyników Państwa pracowników w kontaktach z klientami. Więcej informacji o naszych usługach można znaleźć na stronie internetowej https://kaizo.com/ ( Strona) oraz w naszej aplikacji internetowej (Aplikacja). Strona i Aplikacja są dalej łącznie nazywane Narzędziami.

2. Czym jest ten dokument?

To jest nasza Polityka prywatności. Na tej stronie wyjaśniamy, jakie Dane osobowe zbieramy za pośrednictwem naszych Narzędzi i Usług oraz gdy kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem jednego z naszych adresów e-mail lub stron w mediach społecznościowych. Wyjaśniamy również, w jakich celach wykorzystujemy Dane osobowe, jak je chronimy i jak je przechowujemy.

3. Dane osobowe i Przepisy o ochronie prywatności

Zależy nam na poszanowaniu Państwa prywatności i ochronie Państwa Danych osobowych. Przetwarzamy Dane osobowe– tj. wszelkie informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osobę – zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych ( RODO) oraz innymi właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony Danych osobowych (łącznie zwanymi Przepisami o ochronie prywatności).

4. Nasza rola jako Podmiotu przetwarzającego i Administratora

Większość Danych osobowych zbieramy i przetwarzamy w imieniu naszych Klientów w ramach naszych Usług. Nasi Klienci określają cel i sposoby takiego przetwarzania Danych osobowych, co oznacza, że działają jako Administrator w rozumieniu Przepisów o ochronie prywatności. Takie Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie zgodnie z instrukcjami naszych Klientów, a nie we własnych celach. W tym kontekście działamy zatem jako Podmiot przetwarzający w rozumieniu Przepisów o ochronie prywatności.

Poza przetwarzaniem Danych osobowych na rzecz naszych Klientów zbieramy i przetwarzamy również niektóre Dane osobowe we własnych celach. W tym kontekście sami działamy jako Administrator w rozumieniu Przepisów o ochronie prywatności.

5. Jakie Dane osobowe zbieramy jako Administrator?

Jako Administrator zbieramy i przetwarzamy następujące Dane osobowe naszych Klientów oraz Użytkowników naszych Narzędzi i Usług:

Dane osobowe naszych Klientów, które przetwarzamy:

Dane (osobowe):	Cel(e):	Podstawa prawna:
Dane kontaktowe: Nazwa (firmy), adres e-mail i inne dane kontaktowe Firmy oraz osoby kontaktowej (tj. imię i nazwisko, numer telefonu i adres), strefa czasowa i rola osoby kontaktowej.	Wykorzystujemy te informacje, aby kontaktować się z naszym Klientem w sprawie świadczonych mu Usług.	Możemy przetwarzać te Dane osobowe, ponieważ potrzebujemy ich do wykonania umowy z naszymi Klientami, tj. aby umożliwić Państwu korzystanie z naszych Usług.
Dane płatnicze naszych klientów: Dane do faktury, numer rachunku bankowego, IBAN i kod BIC.	Wykorzystujemy te dane, aby: – obsługiwać, sprawdzać i ewidencjonować płatności od naszych Klientów; – prowadzić wykaz należności i niezapłaconych faktur; – uwzględniać je w naszej ewidencji na potrzeby organów podatkowych.	Możemy przetwarzać te Dane osobowe, ponieważ potrzebujemy ich do wykonania umowy z naszymi Klientami. Jesteśmy również zobowiązani do udostępniania (niektórych z) tych danych krajowym organom podatkowym.

Dane osobowe naszych Użytkowników, które przetwarzamy:

Dane (osobowe)	Cel(e)	Podstawa prawna
Dane kontaktowe Użytkownika: Służbowy adres e-mail, rola użytkownika i 16-cyfrowy identyfikator Użytkownika.	Wykorzystujemy te informacje, aby: – odpowiednio zwracać się do Państwa w naszej komunikacji; – umożliwić Państwu korzystanie z naszych Usług; – przesyłać Państwu informacje o naszych Usługach.	Możemy przetwarzać te dane, ponieważ są one potrzebne, aby umożliwić Pracownikom korzystanie z Narzędzi i Usług, a tym samym do wykonania umowy z naszymi Klientami.
Informacje (meta) o zgłoszeniu: Informacje zawarte w zgłoszeniu przez użytkownika (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu komórkowego) oraz informacje o przyczynie utworzenia zgłoszenia.	Wykorzystujemy te informacje, aby: – pomóc użytkownikowi w sprawie jego zgłoszenia; – wyodrębniać wskaźniki i informacje do grywalizacji w celu doskonalenia; – odnotowywać ocenę zgłoszenia w celu doskonalenia.	Możemy przetwarzać te dane, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w ich przetwarzaniu. Potrzebujemy tych danych, aby odpowiednio pomóc użytkownikowi w każdym problemie i doskonalić nasze usługi w tym zakresie.

Dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie wiadomości przesłanych przez nasz formularz kontaktowy, na jeden z naszych adresów e-mail lub za pośrednictwem wiadomości w aplikacji:

Dane (osobowe):	Cel(e):	Podstawa prawna:
Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i inne dane (osobowe), które przekazują nam Państwo w wiadomości.	Wykorzystujemy te dane, aby skontaktować się z Państwem w sprawie wiadomości i/lub zapewnić Państwu wsparcie.	Możemy przetwarzać te Dane osobowe, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w ich przetwarzaniu. Potrzebujemy tych danych, aby skontaktować się z Państwem w sprawie wiadomości i/lub zapewnić Państwu wsparcie.

Dane osobowe, które przetwarzamy, aby wysyłać Państwu nasze newslettery:

Dane (osobowe):	Cel(e):	Podstawa prawna:
Państwa imię i nazwisko oraz adres e-mail, a także informacja, czy newsletter został otwarty i które linki zostały kliknięte.	Wykorzystujemy te dane, aby wysyłać Państwu newslettery o naszych produktach i usługach.	Możemy wysyłać newslettery obecnym Klientom na temat podobnych produktów i usług, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w informowaniu naszych Klientów o takich produktach i usługach. Jeśli nie są Państwo obecnym klientem, wyślemy Państwu newsletter wyłącznie wtedy, gdy wyrazili Państwo na to zgodę, zapisując się do naszego newslettera na Stronie. Jeśli nie chcą Państwo dłużej otrzymywać newslettera, mogą Państwo skorzystać z linku do rezygnacji z subskrypcji zamieszczonego w każdym newsletterze.

Dane osobowe, które przetwarzamy za pośrednictwem naszych stron w mediach społecznościowych:

Dane (osobowe):	Cel(e):	Podstawa prawna:
Informacje, które Państwo upubliczniają, zostawiając komentarz lub publikując w inny sposób treści na naszych stronach w mediach społecznościowych.	Wykorzystujemy te dane, aby: – kontaktować się z Państwem za pośrednictwem naszych stron w mediach społecznościowych; – przetwarzać Państwa opinie pozostawione na naszych stronach w mediach społecznościowych.	Możemy przetwarzać te Dane osobowe, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w ich przetwarzaniu, a Państwo dobrowolnie upublicznili te informacje. Nasze strony w mediach społecznościowych są również kontrolowane przez sam serwis społecznościowy. Prosimy zapoznać się z polityką prywatności każdego serwisu, aby sprawdzić, jak przetwarza on Państwa Dane osobowe: LinkedIn: Polityka prywatności Facebook: Zasady dotyczące danych Twitter: Polityka prywatności

Dane osobowe, które przetwarzamy w związku z korzystaniem z naszych Narzędzi:

Dane (osobowe):	Cel(e):	Podstawa prawna:
Informacje techniczne związane z korzystaniem z naszych Narzędzi: Adres IP, funkcjonalne pliki cookie i informacje techniczne (tj. rodzaj przeglądarki i systemu operacyjnego) Opcjonalnie: analityczne i śledzące pliki cookie	Wykorzystujemy te informacje, aby: – analizować (korzystanie z) nasze Narzędzia; – ulepszać nasze Narzędzia i Usługi; – dostosowywać nasze Narzędzia do używanego Urządzenia; – oznaczać, zgłaszać i zapobiegać nadużyciom, oszustwom i zagrożeniom dotyczącym naszych Narzędzi i/lub Usług.	Mamy prawnie uzasadniony interes w wykorzystywaniu informacji technicznych, funkcjonalnych plików cookie i Państwa adresu IP, a mianowicie w celu analizowania i ulepszania naszych Narzędzi. O zgodę na używanie śledzących i analitycznych plików cookie prosimy Państwa. Zgodę mogą Państwo zawsze wycofać.

6. Jak długo przechowujemy Dane osobowe?

Przechowujemy Dane osobowe tak długo, jak są nam potrzebne do powyższych celów:

• Dane osobowe w naszej ewidencji na potrzeby organów podatkowych | Dane te są przechowywane przez siedem (7) lat, chyba że jesteśmy prawnie zobowiązani do ich przechowywania przez dłuższy okres;
• Dane osobowe klientów | Dane te są przechowywane tak długo, jak obowiązuje umowa z Klientem na nasze Usługi, oraz maksymalnie przez 30 dni po jej zakończeniu, chyba że jesteśmy prawnie zobowiązani do ich przechowywania przez dłuższy okres;
• Inne informacje | Pozostałe Dane osobowe przechowujemy tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów. Są one usuwane, gdy tylko przestają być niezbędne do celów, w których je przetwarzaliśmy.

7. Czy udostępniamy Państwa Dane osobowe innym?

Korzystamy z Podmiotów przetwarzających, które pomagają nam w świadczeniu Usług. W tym kontekście te Podmioty przetwarzające otrzymują od nas Dane osobowe, które przetwarzają na nasze zlecenie. Korzystamy na przykład z następujących kategorii Podmiotów przetwarzających: hosting naszych danych, obsługa naszych usług, wysyłanie newsletterów i wiadomości, obsługa Państwa płatności oraz zarządzanie danymi kontaktowymi. Korzystamy z Podmiotów przetwarzających zawsze zgodnie z Przepisami o ochronie prywatności.

Jesteśmy prawnie zobowiązani do uwzględniania (niektórych) Danych osobowych w naszej ewidencji finansowej, którą należy udostępniać krajowemu organowi podatkowemu. Organ podatkowy będzie przetwarzał te Dane osobowe jako Administrator danych zgodnie z własną polityką prywatności.

Jeśli zostaniemy przejęci lub połączymy się z inną spółką, może być konieczne, aby Państwa Dane osobowe zostały przejrzane lub przejęte przez nową spółkę. Będzie ona zobowiązana do przestrzegania warunków niniejszej Polityki prywatności. Jeśli nastąpią zmiany w sposobie przetwarzania Państwa Danych osobowych, poinformujemy o tym Państwa z wyprzedzeniem.

Poza powyższymi przypadkami nie udostępniamy Państwa Danych osobowych osobom trzecim, chyba że jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

8. Przekazywanie danych poza Unię Europejską

Możemy przekazywać Dane osobowe podmiotom spoza Unii Europejskiej, jeśli jeden z naszych Podmiotów przetwarzających ma siedzibę poza Unią Europejską. Dane osobowe będą przekazywane wyłącznie do państw i/lub podmiotów zapewniających odpowiedni stopień ochrony zgodny ze standardami europejskimi.

Przekazywanie danych poza UE zawsze odbywa się zgodnie z Właściwymi przepisami (rozdział 5 RODO).

9. Jak chronimy Dane osobowe?

Chronimy wszystkie przetwarzane przez nas Dane osobowe przed nieuprawnionym i niezgodnym z prawem dostępem, zmianą, ujawnieniem, wykorzystaniem i zniszczeniem. Stosujemy na przykład następujące środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Danych osobowych:

• zabezpieczamy wszystkie nasze usługi za pomocą SSL (Secure Socket Layer);
• okresowo weryfikujemy nasze praktyki w zakresie zbierania, przechowywania i przetwarzania informacji, aby chronić nasze systemy przed nieuprawnionym dostępem;
• ograniczamy dostęp do Danych osobowych do naszych pracowników i wszystkich innych podmiotów, z którymi współpracujemy, którzy podlegają ścisłym umownym obowiązkom zachowania poufności i mogą ponieść konsekwencje dyscyplinarne lub utracić współpracę, jeśli nie wywiążą się z tych obowiązków;
• ograniczamy dostęp do Danych (osobowych) do upoważnionych pracowników na zasadzie niezbędnej wiedzy i monitorujemy taki dostęp;
• organizujemy regularne szkolenia z zakresu świadomości bezpieczeństwa;
• ochrona hasłem komputerów, laptopów i innych urządzeń;
• zamykanie pomieszczeń i obszarów, w których znajdują się Dane osobowe (lub urządzenia je zawierające);
• coroczne wewnętrzne audyty bezpieczeństwa;
• utrzymujemy nasze zależności (biblioteki) w najnowszych wersjach;
• wybieramy zewnętrznych dostawców, którzy wdrażają najnowsze standardy praktyk bezpieczeństwa (np. Google Cloud);

Stosowane przez nas środki są stale doskonalone zgodnie z rozwojem technologicznym.

10. Ogólne dane zagregowane (nieosobowe)

Możemy przekształcić Państwa Dane osobowe w dane nieosobowe. Oznacza to, że dane zostaną w pełni i nieodwracalnie zanonimizowane i zagregowane: w takim przypadku nie zawierają już żadnych Danych osobowych, ponieważ na ich podstawie nie można nikogo zidentyfikować. Możemy udostępniać takie zagregowane dane partnerom biznesowym w celach analitycznych, profilowania demograficznego i doskonalenia naszych usług.

11. Linki do innych stron internetowych i zewnętrznych platform komunikacji z klientami

W naszych Narzędziach mogą znajdować się (hiper)linki prowadzące do stron internetowych partnerów, dostawców, reklamodawców, sponsorów, licencjodawców lub innych osób trzecich. Nie mamy kontroli nad treścią ani linkami pojawiającymi się na tych stronach i nie odpowiadamy za praktyki stron, do których prowadzą linki z naszych Narzędzi. Ponadto strony te, w tym ich treść i linki, mogą stale się zmieniać. Strony te mogą mieć własne polityki prywatności, warunki korzystania i zasady obsługi klientów. Przeglądanie innych stron internetowych i interakcja z nimi, w tym ze stronami, do których prowadzą linki z naszych Narzędzi, podlegają regulaminom tych stron.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być od czasu do czasu zmieniana. Prosimy regularnie sprawdzać naszą Politykę prywatności i zapoznawać się z wszelkimi zmianami. Nowa Polityka prywatności obowiązuje od chwili jej opublikowania na naszej Stronie. Jeśli istotnie zmienimy naszą Politykę prywatności, poinformujemy o tym na naszej Stronie wraz ze zmienioną Polityką prywatności.

Data wejścia w życie: 09.08.2021

13. Państwa prawa i nasze dane kontaktowe

Zgodnie z Właściwymi przepisami przysługuje Państwu prawo do:

• żądania sprostowania lub aktualizacji Państwa Danych osobowych;
• żądania usunięcia Państwa Danych osobowych z naszych systemów;
• żądania kopii przetwarzanych przez nas Danych osobowych Państwa. Na Państwa żądanie możemy również przekazać taką kopię innemu administratorowi danych;’
• wycofania zgody na przetwarzanie Państwa Danych osobowych. Dotyczy to wyłącznie czynności przetwarzania opartych na Państwa zgodzie i nie wpływa na zgodność z prawem takich czynności przetwarzania przed wycofaniem zgody;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa Danych osobowych;
• wniesienia skargi do holenderskiego organu ochrony danych, jeśli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa Dane osobowe niezgodnie z prawem.

W razie pytań lub wątpliwości dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub Państwa prywatności mogą się Państwo z nami skontaktować pod adresem security@kaizo.com.

Kaizo Operations B.V.

Singel 126

1015 AE Amsterdam

W: www.kaizo.com

Numer w Izbie Handlowej (KvK): 71088415