Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous et que faisons-nous ?

Nous sommes Kaizo Operations B.V. ( Kaizo, nous ou notre). Kaizo fournit un système de gestion de la performance qui permet à nos Clients de stocker, analyser, examiner et évaluer les interactions quotidiennes entre leurs employés ( Utilisateurs) et leurs clients, en connectant via une API le compte de la plateforme tierce de communication client à un compte Kaizo (les Services). Les Services vous permettent d’améliorer la performance globale de votre service client, ainsi que la performance individuelle de vos employés envers vos clients. Vous trouverez plus d’informations sur nos services sur le site https://kaizo.com/ ( Site) et dans notre application en ligne (l’ Application). Le Site et l’Application sont ci-après désignés ensemble les Outils.

2. De quoi s’agit-il ?

Il s’agit de notre Politique de confidentialité. Sur cette page, nous expliquons quel type de Données personnelles nous collectons via nos Outils et Services, et lorsque vous nous contactez via l’une de nos adresses e-mail ou nos pages de réseaux sociaux. Nous expliquons également à quelles fins nous utilisons les Données personnelles, comment nous les protégeons et comment nous les conservons.

3. Les Données personnelles et la Réglementation sur la protection des données

Le respect de votre vie privée et la protection de vos Données personnelles sont au cœur de nos préoccupations. Nous traitons les Données personnelles (c’est-à-dire toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne) conformément au Règlement général sur la protection des données ( RGPD) et aux autres législations pertinentes relatives à la protection des Données personnelles (collectivement dénommés la Réglementation sur la protection des données).

4. Notre rôle de Sous-traitant et de Responsable du traitement

Nous collectons et traitons la plupart des Données personnelles pour le compte de nos Clients dans le cadre de nos Services. Nos Clients déterminent la finalité et les moyens de ce traitement des Données personnelles, ce qui signifie qu’ils agissent en tant que Responsable du traitement au sens de la Réglementation sur la protection des données. Nous ne traitons ces Données personnelles que selon les instructions de nos Clients et non pour nos propres fins. Dans ce contexte, nous agissons donc en tant que Sous-traitant au sens de la Réglementation sur la protection des données.

Outre le traitement de Données personnelles pour le compte de nos Clients, nous collectons et traitons également certaines Données personnelles pour nos propres fins. Dans ce contexte, nous agissons nous-mêmes en tant que Responsable du traitement au sens de la Réglementation sur la protection des données.

5. Quelles Données personnelles collectons-nous en tant que Responsable du traitement ?

En tant que Responsable du traitement, nous collectons et traitons les Données personnelles suivantes de nos Clients et des Utilisateurs de nos Outils et Services :

Données personnelles de nos Clients que nous traitons :

Données (personnelles) :	Finalité(s) :	Base juridique :
Coordonnées : Nom (de la société), adresse e-mail et autres coordonnées de la Société et de la personne de contact (c’est-à-dire nom, numéro de téléphone et adresse), fuseau horaire et fonction de la personne de contact.	Nous utilisons ces informations pour contacter notre Client au sujet des Services que nous lui fournissons.	Nous pouvons traiter ces Données personnelles, car nous en avons besoin pour exécuter notre contrat avec nos Clients, c’est-à-dire pour vous permettre d’utiliser nos Services.
Données de paiement de nos clients : Données de facturation, numéro de compte bancaire, code IBAN et BIC.	Nous utilisons ces données pour : – traiter, vérifier et gérer les paiements de nos Clients ; – tenir à jour notre liste de créances clients et de factures impayées ; – les inclure dans notre comptabilité pour le compte de l’administration fiscale.	Nous pouvons traiter ces Données personnelles, car nous en avons besoin pour exécuter notre contrat avec nos Clients. Nous sommes également tenus de communiquer (certaines de) ces données à l’administration fiscale nationale.

Données personnelles de nos Utilisateurs que nous traitons :

Données (personnelles)	Finalité(s)	Base juridique
Coordonnées de l’Utilisateur : Adresse e-mail professionnelle, fonction de l’utilisateur et identifiant Utilisateur à 16 chiffres.	Nous utilisons ces informations pour : – nous adresser à vous de manière appropriée dans nos communications ; – vous permettre d’utiliser nos Services ; – vous envoyer des informations sur nos Services.	Nous pouvons traiter ces données, car elles sont nécessaires pour permettre aux Employés d’utiliser les Outils et Services et donc pour exécuter le contrat conclu avec nos Clients.
(Méta)informations des tickets : Informations incluses dans le ticket par l’utilisateur (par exemple nom, e-mail, numéro de téléphone portable) et informations relatives au motif d’ouverture d’un ticket.	Nous utilisons ces informations pour : – aider l’utilisateur à traiter son ticket ; – extraire des indicateurs et des informations de gamification à des fins d’amélioration ; – relever l’évaluation du ticket à des fins d’amélioration.	Nous pouvons traiter ces données, car nous avons un intérêt légitime à les traiter. Nous avons besoin de ces données pour assister correctement l’utilisateur en cas de problème et pour améliorer nos services dans ces domaines.

Données personnelles que nous traitons via les messages envoyés par notre formulaire de contact, à l’une de nos adresses e-mail ou via la messagerie intégrée à l’application :

Données (personnelles) :	Finalité(s) :	Base juridique :
Votre nom, votre adresse e-mail et les autres données (personnelles) que vous nous communiquez dans votre message.	Nous utilisons ces données pour vous contacter au sujet de votre message et/ou pour vous fournir une assistance.	Nous pouvons traiter ces Données personnelles, car nous avons un intérêt légitime à les traiter. Nous avons besoin de ces données pour vous contacter au sujet de votre message et/ou pour vous fournir une assistance.

Données personnelles que nous traitons pour vous envoyer nos newsletters :

Données (personnelles) :	Finalité(s) :	Base juridique :
Votre nom et votre adresse e-mail, ainsi que l’ouverture ou non de la newsletter et les liens sur lesquels vous cliquez.	Nous utilisons ces données pour vous envoyer des newsletters sur nos produits et services.	Nous pouvons envoyer des newsletters aux Clients existants au sujet de produits et services similaires, car nous avons un intérêt légitime à tenir nos Clients informés de ces produits et services. Si vous n’êtes pas un client existant, nous ne vous enverrons une newsletter que si vous y avez consenti en vous inscrivant à notre newsletter sur le Site. Si vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter, vous pouvez utiliser le lien de désinscription présent dans chaque newsletter.

Données personnelles que nous traitons via nos pages de réseaux sociaux :

Données (personnelles) :	Finalité(s) :	Base juridique :
Les informations que vous rendez publiques lorsque vous laissez un commentaire ou publiez autre chose sur nos pages de réseaux sociaux.	Nous utilisons ces données pour : – vous contacter via nos pages de réseaux sociaux ; – traiter les retours que vous laissez sur nos pages de réseaux sociaux.	Nous pouvons traiter ces Données personnelles, car nous avons un intérêt légitime à les traiter et vous avez volontairement rendu ces informations publiques. Nos pages de réseaux sociaux sont également contrôlées par le réseau social lui-même. Veuillez consulter leurs propres politiques de confidentialité pour savoir comment chaque réseau social traite vos Données personnelles : LinkedIn : Politique de confidentialité Facebook : Politique d’utilisation des données Twitter : Politique de confidentialité

Données personnelles que nous traitons via l’utilisation de nos Outils :

Données (personnelles) :	Finalité(s) :	Base juridique :
Informations techniques liées à l’utilisation de nos Outils : Adresse IP, cookies fonctionnels et informations techniques (c’est-à-dire type de navigateur et système d’exploitation) Facultatif : cookies analytiques et de suivi	Nous utilisons ces informations pour : – analyser (l’utilisation de) nos Outils ; – améliorer nos Outils et Services ; – adapter nos Outils à l’Appareil utilisé ; – signaler, déclarer et prévenir les abus, fraudes et menaces visant nos Outils et/ou Services.	Nous avons un intérêt légitime à utiliser les informations techniques, les cookies fonctionnels et votre adresse IP, à savoir pour analyser et améliorer nos Outils. Nous vous demandons votre consentement pour utiliser des cookies de suivi et des cookies analytiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

6. Combien de temps conservons-nous les Données personnelles ?

Nous conservons les Données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux finalités ci-dessus :

• Données personnelles figurant dans nos registres destinés à l’administration fiscale | Ces données sont conservées pendant sept (7) ans, sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps ;
• Données personnelles des clients | Ces données sont conservées tant que nous avons un contrat portant sur nos Services avec le Client, et pendant une durée maximale de 30 jours après celui-ci, sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps ;
• Autres informations | Nous ne conservons les autres Données personnelles que le temps nécessaire aux finalités poursuivies. Elles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles nous les avons traitées.

7. Partageons-nous vos Données personnelles avec d’autres ?

Nous faisons appel à des Sous-traitants pour nous aider à fournir nos Services. Dans ce contexte, ces Sous-traitants reçoivent de notre part des Données personnelles qu’ils traitent sur nos instructions. Nous faisons par exemple appel aux catégories de Sous-traitants suivantes : hébergement de nos données, exploitation de nos services, envoi de newsletters et de messages, gestion de vos paiements et gestion des coordonnées. Notre recours à des Sous-traitants est toujours conforme à la Réglementation sur la protection des données.

Nous sommes légalement tenus d’inclure (certaines de) ces Données personnelles dans notre comptabilité financière, qui doit être communiquée à l’administration fiscale nationale. L’administration fiscale traitera ces Données personnelles en tant que Responsable du traitement, conformément à ses propres politiques de confidentialité.

Si nous sommes rachetés ou si nous fusionnons avec une autre société, il pourra être nécessaire que vos Données personnelles soient consultées ou reprises par la nouvelle société. Celle-ci sera tenue de respecter les conditions de la présente Politique de confidentialité. Si la manière dont nous traitons vos Données personnelles venait à changer, nous vous en informerions à l’avance.

En dehors des cas ci-dessus, nous ne partagerons pas vos Données personnelles avec des tiers, sauf si nous y sommes légalement tenus.

8. Transfert de données hors de l’Union européenne

Nous pouvons transférer des Données personnelles à des parties situées hors de l’Union européenne si l’un de nos Sous-traitants est établi hors de l’Union européenne. Les Données personnelles ne seront transférées que vers des pays et/ou des parties offrant un niveau de protection adéquat conformément aux normes européennes.

Le transfert de données hors de l’UE s’effectuera toujours conformément à la Législation applicable (chapitre 5 du RGPD).

9. Comment protégeons-nous les Données personnelles ?

Nous protégeons toutes les Données personnelles que nous traitons contre tout accès, modification, divulgation, utilisation et destruction non autorisés et illicites. Nous prenons par exemple les mesures techniques et organisationnelles suivantes pour protéger les Données personnelles :

• nous sécurisons tous nos services à l’aide du protocole SSL (Secure Socket Layer) ;
• nous réexaminons régulièrement nos pratiques de collecte, de stockage et de traitement des informations afin de protéger nos systèmes contre tout accès non autorisé ;
• nous limitons l’accès aux Données personnelles à nos employés et à toutes les autres parties avec lesquelles nous travaillons, qui sont soumis à des obligations contractuelles strictes de confidentialité et peuvent faire l’objet de sanctions disciplinaires ou d’une rupture de contrat s’ils ne respectent pas ces obligations ;
• nous limitons l’accès aux Données (personnelles) aux employés autorisés qui en ont besoin pour leur travail, et nous assurons la traçabilité de ces accès ;
• nous organisons régulièrement des formations de sensibilisation à la sécurité ;
• protection par mot de passe des ordinateurs, ordinateurs portables et autres appareils ;
• verrouillage des locaux et des zones où se trouvent des Données personnelles (ou des appareils en contenant) ;
• audits de sécurité internes annuels ;
• nous maintenons nos dépendances (bibliothèques) à jour dans leurs dernières versions ;
• nous avons choisi des prestataires tiers qui appliquent les normes les plus récentes en matière de sécurité (par exemple Google Cloud) ;

Les mesures que nous prenons sont constamment améliorées en fonction de l’évolution technologique.

10. Données générales agrégées (non personnelles)

Nous pouvons convertir vos Données personnelles en données non personnelles. Cela signifie que les données seront entièrement et irréversiblement anonymisées et agrégées : elles ne contiennent alors plus aucune Donnée personnelle, car aucune identification n’est possible à partir de ces données. Nous pouvons partager ces données agrégées avec des partenaires commerciaux à des fins d’analyse, de profilage démographique et d’amélioration de nos services.

11. Liens vers d’autres sites et plateforme tierce de communication client

Vous pouvez trouver sur nos Outils des (hyper)liens menant aux sites de partenaires, fournisseurs, annonceurs, sponsors, concédants de licence ou de tout autre tiers. Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu ou les liens qui apparaissent sur ces sites et nous ne sommes pas responsables des pratiques des sites vers lesquels pointent nos Outils. En outre, ces sites, y compris leur contenu et leurs liens, peuvent changer en permanence. Ces sites peuvent avoir leurs propres politiques de confidentialité, conditions d’utilisation et politiques clients. La navigation et l’interaction sur tout autre site, y compris les sites vers lesquels pointent nos Outils, sont soumises aux conditions générales de ce site.

12. Modifications de la Politique de confidentialité

La Politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Veuillez consulter régulièrement notre Politique de confidentialité et prendre connaissance de toute modification. La nouvelle Politique de confidentialité entre en vigueur dès sa publication sur notre Site. Si nous modifions notre Politique de confidentialité de manière significative, nous l’indiquerons sur notre Site avec la Politique de confidentialité révisée.

Date d’entrée en vigueur : 09.08.2021

13. Vos droits et nos coordonnées

Conformément à la Législation applicable, vous avez le droit de :

• Nous demander de rectifier ou de mettre à jour vos Données personnelles ;
• Nous demander de supprimer vos Données personnelles de nos systèmes ;
• Nous demander une copie des Données personnelles vous concernant que nous traitons. Nous pouvons également transmettre cette copie à un autre responsable du traitement à votre demande ;
• Retirer votre consentement au traitement de vos Données personnelles. Cela ne concerne que les activités de traitement fondées sur votre consentement et n’affecte pas la licéité de ces activités de traitement avant le retrait de votre consentement ;
• Vous opposer au traitement de vos Données personnelles ;
• Déposer une plainte auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données si vous estimez que nous traitons vos Données personnelles de manière illicite.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité ou votre vie privée, vous pouvez nous contacter à l’adresse security@kaizo.com.

Kaizo Operations B.V.

Singel 126

1015 AE Amsterdam

W : www.kaizo.com

Numéro d’inscription à la Chambre de commerce : 71088415