Informativa sulla privacy

1. Chi siamo e cosa facciamo?

Siamo Kaizo Operations B.V. ( Kaizo, noi o ci). Kaizo fornisce un sistema di gestione delle prestazioni che consente ai nostri Clienti di archiviare, analizzare, rivedere e valutare le interazioni quotidiane tra i propri dipendenti ( Utenti) e i propri clienti, collegando tramite API l’account della piattaforma di comunicazione con i clienti di terze parti a un account Kaizo (i Servizi). I Servizi le consentono di migliorare le prestazioni complessive del suo reparto di assistenza clienti, nonché le prestazioni individuali dei suoi dipendenti nei confronti dei suoi clienti. Può trovare maggiori informazioni sui nostri servizi sul sito https://kaizo.com/ ( Sito) e nella nostra applicazione online (l’App). Il Sito e l’App sono di seguito denominati congiuntamente Strumenti.

2. Di cosa si tratta?

Questa è la nostra Informativa sulla privacy. In questa pagina spieghiamo quali Dati personali raccogliamo tramite i nostri Strumenti e Servizi e quando ci contatta tramite uno dei nostri indirizzi email o delle nostre pagine sui social media. Spieghiamo inoltre per quali finalità utilizziamo i Dati personali, come li proteggiamo e come li conserviamo.

3. Dati personali e Normativa sulla privacy

Per noi il rispetto della sua privacy e la protezione dei suoi Dati personali sono fondamentali. Trattiamo i Dati personali, ossia tutte le informazioni che consentono di identificare una persona direttamente o indirettamente, in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati ( GDPR) e alle altre norme applicabili in materia di protezione dei Dati personali (collettivamente la Normativa sulla privacy).

4. Il nostro ruolo di Responsabile e di Titolare del trattamento

Raccogliamo e trattiamo la maggior parte dei Dati personali per conto dei nostri Clienti nell’ambito dei nostri Servizi. I nostri Clienti stabiliscono le finalità e i mezzi di tale trattamento dei Dati personali, il che significa che agiscono in qualità di Titolare del trattamento ai sensi della Normativa sulla privacy. Trattiamo tali Dati personali esclusivamente secondo le istruzioni dei nostri Clienti e non per finalità nostre. In questo contesto agiamo pertanto in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi della Normativa sulla privacy.

Oltre al trattamento dei Dati personali per conto dei nostri Clienti, raccogliamo e trattiamo anche alcuni Dati personali per finalità nostre. In questo contesto agiamo noi stessi in qualità di Titolare del trattamento ai sensi della Normativa sulla privacy.

5. Quali Dati personali raccogliamo in qualità di Titolare del trattamento?

In qualità di Titolare del trattamento raccogliamo e trattiamo i seguenti Dati personali dei nostri Clienti e degli Utenti dei nostri Strumenti e Servizi:

Dati personali che trattiamo dei nostri Clienti:

Dati (personali):	Finalità:	Base giuridica:
Dati di contatto: Nome (della società), indirizzo email e altri dati di contatto della Società e della persona di riferimento (ossia nome, numero di telefono e indirizzo), fuso orario e ruolo della persona di riferimento.	Utilizziamo queste informazioni per contattare il Cliente in merito ai Servizi che gli forniamo.	Possiamo trattare questi Dati personali perché ne abbiamo bisogno per eseguire il contratto con i nostri Clienti, ossia per consentirle di utilizzare i nostri Servizi.
Dati di pagamento dei nostri clienti: Dati di fatturazione, numero di conto corrente, IBAN e codice BIC.	Utilizziamo questi dati per: – gestire, verificare e amministrare i pagamenti dei nostri Clienti; – tenere aggiornato l’elenco dei crediti e delle fatture in sospeso; – includerli nella nostra contabilità a fini fiscali.	Possiamo trattare questi Dati personali perché ne abbiamo bisogno per eseguire il contratto con i nostri Clienti. Siamo inoltre obbligati a condividere (alcuni di) questi dati con l’amministrazione fiscale nazionale.

Dati personali che trattiamo dei nostri Utenti:

Dati (personali)	Finalità	Base giuridica
Dati di contatto dell’Utente: Indirizzo email professionale, ruolo dell’utente e ID Utente a 16 cifre.	Utilizziamo queste informazioni per: – rivolgerci a lei in modo appropriato nelle nostre comunicazioni; – consentirle di utilizzare i nostri Servizi; – inviarle aggiornamenti sui nostri Servizi.	Possiamo trattare questi dati perché sono necessari per consentire ai Dipendenti di utilizzare gli Strumenti e i Servizi e quindi per eseguire l’accordo con i nostri Clienti.
(Meta)informazioni sui ticket: Informazioni inserite nel ticket dall’utente (ad es. nome, email, numero di cellulare) e informazioni sul motivo per cui è stato aperto un ticket.	Utilizziamo queste informazioni per: – aiutare l’utente con il suo ticket; – ricavare metriche e informazioni di gamification a fini di miglioramento; – annotare la valutazione del ticket a fini di miglioramento.	Possiamo trattare questi dati perché abbiamo un interesse legittimo a farlo. Ne abbiamo bisogno per assistere adeguatamente l’utente in caso di problemi e per migliorare i nostri servizi in tali ambiti.

Dati personali che trattiamo tramite i messaggi inviati con il nostro modulo di contatto, a uno dei nostri indirizzi email o tramite la messaggistica in-app:

Dati (personali):	Finalità:	Base giuridica:
Il suo nome, indirizzo email e gli altri dati (personali) che condivide con noi nel suo messaggio.	Utilizziamo questi dati per contattarla in merito al suo messaggio e/o per fornirle assistenza.	Possiamo trattare questi Dati personali perché abbiamo un interesse legittimo a farlo. Ne abbiamo bisogno per contattarla in merito al suo messaggio e/o per fornirle assistenza.

Dati personali che trattiamo per inviarle le nostre newsletter:

Dati (personali):	Finalità:	Base giuridica:
Il suo nome e indirizzo email, se la newsletter viene aperta e quali link vengono cliccati.	Utilizziamo questi dati per inviarle newsletter sui nostri prodotti e servizi.	Possiamo inviare newsletter ai Clienti esistenti su prodotti e servizi simili, perché abbiamo un interesse legittimo a tenere aggiornati i nostri Clienti su tali prodotti e servizi. Se non è un cliente esistente, le invieremo una newsletter solo se ha dato il suo consenso iscrivendosi alla nostra newsletter sul Sito. Se non desidera più ricevere la newsletter, può utilizzare il link di annullamento dell’iscrizione presente in ogni newsletter.

Dati personali che trattiamo tramite le nostre pagine sui social media:

Dati (personali):	Finalità:	Base giuridica:
Le informazioni che rende pubbliche quando lascia un commento o pubblica altro sulle nostre pagine sui social media.	Utilizziamo questi dati per: – Contattarla tramite le nostre pagine sui social media; – Gestire il feedback che lascia sulle nostre pagine sui social media.	Possiamo trattare questi Dati personali perché abbiamo un interesse legittimo a farlo e lei ha reso pubbliche volontariamente tali informazioni. Le nostre pagine sui social media sono controllate anche dal social network stesso. Consulti le rispettive informative sulla privacy per sapere come ciascun social network tratta i suoi Dati personali: LinkedIn: Informativa sulla privacy Facebook: Normativa sui dati Twitter: Informativa sulla privacy

Dati personali che trattiamo tramite l’utilizzo dei nostri Strumenti:

Dati (personali):	Finalità:	Base giuridica:
Informazioni tecniche legate all’utilizzo dei nostri Strumenti: Indirizzo IP, cookie funzionali e informazioni tecniche (ossia tipo di browser e sistema operativo) Facoltativi: cookie statistici e di tracciamento	Utilizziamo queste informazioni per: – analizzare (l’utilizzo de)i nostri Strumenti; – migliorare i nostri Strumenti e Servizi; – adattare i nostri Strumenti al Dispositivo utilizzato; – segnalare, denunciare e prevenire abusi, frodi e minacce relativi ai nostri Strumenti e/o Servizi.	Abbiamo un interesse legittimo a utilizzare le informazioni tecniche, i cookie funzionali e il suo indirizzo IP, ossia per analizzare e migliorare i nostri Strumenti. Chiediamo il suo consenso per utilizzare cookie di tracciamento e cookie statistici. Può sempre revocare il suo consenso.

6. Per quanto tempo conserviamo i Dati personali?

Conserviamo i Dati personali per tutto il tempo necessario alle finalità sopra indicate:

• Dati personali nella nostra contabilità a fini fiscali | Questi dati sono conservati per sette (7) anni, salvo obbligo di legge di conservarli più a lungo;
• Dati personali dei clienti | Questi dati sono conservati finché è in essere un contratto per i nostri Servizi con il Cliente e per un periodo massimo di 30 giorni successivi, salvo obbligo di legge di conservarli più a lungo;
• Altre informazioni | Conserviamo gli altri Dati personali solo per il tempo necessario alle finalità. Vengono cancellati non appena non sono più necessari per le finalità per cui li abbiamo trattati.

7. Condividiamo i suoi Dati personali con altri?

Ci avvaliamo di Responsabili del trattamento che ci assistono nei nostri Servizi. In questo contesto tali Responsabili ricevono da noi Dati personali che trattano su nostro incarico. Ci avvaliamo, ad esempio, delle seguenti categorie di Responsabili: hosting dei nostri dati, gestione dei nostri servizi, invio di newsletter e messaggi, gestione dei suoi pagamenti e gestione dei dati di contatto. Il nostro ricorso a Responsabili del trattamento avviene sempre in conformità alla Normativa sulla privacy.

Siamo tenuti per legge a includere (alcuni dei) Dati personali nella nostra contabilità, che deve essere condivisa con l’amministrazione fiscale nazionale. L’amministrazione fiscale tratterà tali Dati personali in qualità di Titolare del trattamento in conformità alle proprie politiche sulla privacy.

Se veniamo acquisiti o ci fondiamo con un’altra società, potrebbe essere necessario che i suoi Dati personali vengano esaminati o acquisiti dalla nuova società. Quest’ultima è tenuta a rispettare le condizioni della presente Informativa sulla privacy. Se cambia il modo in cui trattiamo i suoi Dati personali, glielo comunicheremo in anticipo.

Al di fuori di quanto sopra, non condivideremo i suoi Dati personali con terzi, salvo obbligo di legge.

8. Trasferimento di dati al di fuori dell’Unione europea

Possiamo trasferire Dati personali a soggetti al di fuori dell’Unione europea se uno dei nostri Responsabili del trattamento ha sede al di fuori dell’Unione europea. I Dati personali saranno trasferiti solo verso paesi e/o soggetti che offrono un livello di protezione adeguato secondo gli standard europei.

Il trasferimento di dati al di fuori dell’UE avverrà sempre in conformità alla Normativa applicabile (capo V del GDPR).

9. Come proteggiamo i Dati personali?

Proteggiamo tutti i Dati personali che trattiamo da accessi, modifiche, divulgazioni, usi e distruzioni non autorizzati e illeciti. Ad esempio, adottiamo le seguenti misure tecniche e organizzative per proteggere i Dati personali:

• proteggiamo tutti i nostri servizi con SSL (Secure Socket Layer);
• riesaminiamo periodicamente le nostre pratiche di raccolta, conservazione e trattamento delle informazioni per proteggere i nostri sistemi da accessi non autorizzati;
• limitiamo l’accesso ai Dati personali ai nostri dipendenti e a tutti gli altri soggetti con cui collaboriamo, che sono vincolati da rigorosi obblighi contrattuali di riservatezza e possono essere sanzionati o allontanati se non li rispettano;
• limitiamo l’accesso ai Dati (personali) ai dipendenti autorizzati in base al principio della necessità di sapere e tracciamo tali accessi;
• organizziamo regolarmente corsi di sensibilizzazione sulla sicurezza;
• protezione con password di computer, laptop e altri dispositivi;
• chiusura a chiave dei locali e delle aree in cui si trovano Dati personali (o dispositivi che li contengono);
• audit di sicurezza interni annuali;
• manteniamo le nostre dipendenze (librerie) aggiornate alle versioni più recenti;
• abbiamo scelto fornitori terzi che applicano gli standard più recenti in materia di sicurezza (ad es. Google Cloud);

Le misure che adottiamo vengono migliorate costantemente in linea con l’evoluzione tecnologica.

10. Dati aggregati generali (non personali)

Possiamo convertire i suoi Dati personali in dati non personali. Ciò significa che i dati saranno resi anonimi e aggregati in modo completo e irreversibile: in tal caso non contengono più alcun Dato personale, perché sulla base di essi non è possibile alcuna identificazione. Possiamo condividere tali dati aggregati con partner commerciali a fini analitici, di profilazione demografica e di miglioramento dei nostri servizi.

11. Link ad altri siti web e piattaforme di comunicazione con i clienti di terze parti

Nei nostri Strumenti possono essere presenti (iper)link ai siti web di partner, fornitori, inserzionisti, sponsor, licenzianti o altri terzi. Non abbiamo alcun controllo sui contenuti o sui link presenti su tali siti e non siamo responsabili delle pratiche dei siti web collegati dai nostri Strumenti. Inoltre, tali siti web, compresi i loro contenuti e link, possono cambiare costantemente. Tali siti web possono avere proprie informative sulla privacy, condizioni d’uso e politiche verso i clienti. La navigazione e l’interazione su qualsiasi altro sito web, compresi i siti collegati dai nostri Strumenti, sono soggette ai termini e alle condizioni di tale sito.

12. Modifiche all’Informativa sulla privacy

L’Informativa sulla privacy può essere modificata periodicamente. La invitiamo a consultarla spesso e a prendere nota di eventuali modifiche. La nuova Informativa sulla privacy entra in vigore immediatamente con la pubblicazione sul nostro Sito. In caso di modifiche significative, lo segnaleremo sul nostro Sito insieme all’Informativa sulla privacy aggiornata.

Data di entrata in vigore: 09.08.2021

13. I suoi diritti e i nostri dati di contatto

Come previsto dalla Normativa applicabile, lei ha il diritto di:

• Chiederci di rettificare o aggiornare i suoi Dati personali;
• Chiederci di rimuovere i suoi Dati personali dai nostri sistemi;
• Chiederci una copia dei Dati personali che trattiamo che la riguardano. Su sua richiesta possiamo anche trasmettere tale copia a un altro titolare del trattamento;
• Revocare il suo consenso al trattamento dei suoi Dati personali. Ciò riguarda solo le attività di trattamento basate sul suo consenso e non incide sulla liceità di tali attività prima della revoca del consenso;
• Opporsi al trattamento dei suoi Dati personali;
• Presentare un reclamo all’Autorità olandese per la protezione dei dati, se ritiene che trattiamo i suoi Dati personali in modo illecito.

Per domande o dubbi sulla presente Informativa sulla privacy o sulla sua privacy, può contattarci all’indirizzo security@kaizo.com.

Kaizo Operations B.V.

Singel 126

1015 AE Amsterdam

W: www.kaizo.com

Numero di iscrizione alla Camera di commercio: 71088415