Beveiligingschecklist AI-QA voor IT, juridisch en inkoop

Een beveiligingschecklist voor AI-QA is de lijst controles die IT, juridisch en inkoop uitvoeren voordat een AI-tool voor kwaliteitscontrole je supportgesprekken mag lezen. Hij dekt de audits en certificeringen van de leverancier, de verwerkersovereenkomst en subverwerkers, of je gegevens AI-modellen trainen, hoe medewerkers worden beoordeeld onder de AVG en de Europese AI-verordening (AI Act), en de exitvoorwaarden.

In het kort

• Verdeel de checklist per eigenaar: IT neemt de beveiligingscontroles, juridisch de gegevensbescherming en AI-regels, inkoop het contract en het documentenpakket.
• AI-QA krijgt een strengere review dan de meeste supporttools, omdat het elk gesprek leest en medewerkers beoordeelt, vaak met AI-modelleveranciers als subverwerkers.
• IT-controles gaan over onafhankelijke audits, versleuteling, toegang, logging, testen en incidentrespons.
• Controles op gegevensbescherming volgen de AVG-artikelen die gelden: verwerkersovereenkomst, subverwerkers, doorgiften, bewaring, effectbeoordelingen en geautomatiseerde besluiten.
• AI-specifieke controles gaan over modeltraining, modelleveranciers, menselijke review en waar de tool valt onder de AI Act, waarvan de regels voor hoog-risicogebruik gelden vanaf 2 december 2027.

Deze checklist is bedoeld voor teams die kwaliteitscontrolesoftware voor de klantenservice kopen die supportgesprekken met AI beoordeelt. De juridische verwijzingen zijn op 4 november 2026 gecontroleerd aan de officiële teksten. Ze zijn een startpunt voor je eigen juridisch advies, geen vervanging ervan.

Zo gebruik je deze beveiligingschecklist voor AI-QA

Geef elk deel van de checklist aan het team dat er eigenaar van is, stuur alle vragen in één keer naar de leverancier en vraag om documenten in plaats van antwoorden in een formulier. De meeste beveiligingsreviews lopen vast omdat de vragen in drie golven van drie teams komen.

Markeer elke controle als voldaan, voldaan met voorwaarde of niet voldaan. Een ‘niet voldaan’ op controle 1, 9, 10 of 17 moet de aankoop stoppen tot het is opgelost. Vergelijk je ook functies, lees dan onze vergelijking van kwaliteitsmonitoringsoftware ernaast.

Waarom AI-QA-software een strengere review nodig heeft

AI-QA-software heeft een strengere review nodig omdat ze elk klantgesprek leest, de medewerkers scoort die het voerden en vaak tekst naar AI-modelleveranciers stuurt. Klantgegevens, gegevens van medewerkers en geautomatiseerde beoordeling komen samen in één tool.

Drie dingen maken het anders dan een gewone helpdesk-add-on:

• Volume: een handmatig programma leest een steekproef, een AI-tool kan elk gesprek verwerken, inclusief kaartnummers, gezondheidsgegevens of klachten die een klant heeft getypt.
• Medewerkers als betrokkenen: kwaliteitsscores zijn persoonsgegevens van je medewerkers en kunnen meewegen in beslissingen over beloning, promotie of ontslag. Dat raakt de AVG-regels over geautomatiseerde besluiten en, in de AI Act, de categorie AI die wordt gebruikt om werknemers te beoordelen.
• Modelleveranciers: de AI die scores en feedback schrijft, draait vaak bij een derde partij, die dan subverwerker van je gegevens wordt.

IT-beveiligingscontroles

IT-controles bevestigen dat een onafhankelijke auditor de beheersmaatregelen van de leverancier heeft getest en dat de basis van versleuteling, toegang, logging en incidentrespons op orde is. Vraag om de echte rapporten onder NDA, niet om een badge op een website.

1. Onafhankelijk auditrapport. Vraag het meest recente SOC 2 Type II-rapport en controleer periode en reikwijdte. SOC 2-rapporten, vastgesteld door het AICPA, dekken beheersmaatregelen voor beveiliging, beschikbaarheid, integriteit van de verwerking, vertrouwelijkheid en privacy. Een Type II-rapport toetst of de maatregelen over een periode werkten, niet alleen of ze waren ontworpen.
2. ISO 27001-certificaat. Controleer of de reikwijdte van het certificaat het product dekt dat je koopt, de vervaldatum en de certificerende instelling.
3. Penetratietests. Vraag hoe vaak een derde partij de productieapplicatie test en hoe kritieke bevindingen tot oplossing worden gevolgd.
4. Versleuteling. Bevestig dat gegevens versleuteld zijn tijdens transport en in rust, en wie de sleutels beheert.
5. Toegangsbeheer. Vraag hoe medewerkers van de leverancier bij productiegegevens komen, of die toegang alleen op basis van noodzaak gaat en wordt gelogd, en hoe je eigen gebruikers inloggen.
6. Auditlogs. Controleer of je kunt zien wie in je organisatie scores en instellingen heeft bekeken of gewijzigd, en in welk abonnement.
7. Incidentrespons. Vraag het incidentresponsplan op en hoe snel de leverancier je inlicht over een incident dat je gegevens raakt.
8. Continuïteit. Vraag het bedrijfscontinuïteits- en disaster-recoveryplan op, en of productiegegevens buiten ontwikkel- en testomgevingen blijven.

Controles op gegevensbescherming en AVG

AVG-controles bevestigen dat de leverancier optreedt als jouw verwerker met een contract volgens artikel 28, dat elke subverwerker en elke doorgifte bekend is, en dat je je eigen huiswerk rond medewerkers hebt gedaan. Lees de bepalingen naast de verordening, niet naast de samenvatting van de leverancier.

9. Een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28, lid 3. Artikel 28, lid 3, AVG somt op wat het contract moet regelen: verwerking alleen op jouw gedocumenteerde instructies, geheimhouding van personeel, de beveiligingsmaatregelen van artikel 32, regels voor subverwerkers, hulp bij rechten van betrokkenen en bij de artikelen 32 tot en met 36, verwijdering of teruggave aan het einde, en audits. Controleer of de overeenkomst ook de AI-functies dekt, niet alleen het kernproduct.
10. Subverwerkers. Volgens artikel 28, lid 2, heeft een verwerker jouw voorafgaande schriftelijke toestemming nodig om een andere verwerker in te schakelen en moet hij je bij een algemene toestemming op de hoogte brengen van wijzigingen, zodat je bezwaar kunt maken. Vraag de lijst met rol en gegevenslocatie van elke subverwerker, inclusief de partijen die AI-modellen hosten.
11. Doorgiften buiten de EU. Zit een subverwerker buiten de EER, vraag dan naar de grondslag voor de doorgifte onder hoofdstuk V AVG: een adequaatheidsbesluit (artikel 45) of waarborgen zoals modelcontractbepalingen (artikel 46).
12. Bewaren en verwijderen. Vraag hoe lang gesprekken, transcripties en scores worden bewaard, of je de termijn zelf kunt instellen en hoe gegevens na het contract worden teruggegeven of verwijderd, zoals artikel 28, lid 3, onder g, vereist.
13. Dataminimalisatie. Vraag of je wachtrijen, velden of kanalen van de beoordeling kunt uitsluiten, zodat de tool alleen verwerkt wat kwaliteitscontrole nodig heeft (artikel 5, lid 1, onder c).
14. Melding van inbreuken. Volgens artikel 33, lid 2, moet een verwerker je ‘zonder onredelijke vertraging’ informeren nadat hij kennis heeft genomen van een inbreuk. Controleer of het contract een concrete toezegging doet, want jouw eigen termijn van 72 uur om de toezichthoudende autoriteit te melden onder artikel 33, lid 1, begint te lopen wanneer jij ervan weet.
15. Je eigen DPIA. Artikel 35 vereist een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert, onder meer bij een systematische en uitgebreide beoordeling van personen op basis van geautomatiseerde verwerking die leidt tot besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen. De richtsnoeren van de Artikel 29-werkgroep over de DPIA (2017, onderschreven door het EDPB) noemen evaluatie of scoring, stelselmatige monitoring en werknemers als factoren, en stellen dat een verwerking die aan twee van hun criteria voldoet in de meeste gevallen een DPIA vereist. Vraag de leverancier om de informatie die je nodig hebt om haar op te stellen; artikel 28, lid 3, onder f, verplicht de verwerker te helpen.
16. Geautomatiseerde besluiten over medewerkers. Artikel 22 geeft mensen het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen heeft. Wegen kwaliteitsscores mee in beslissingen over medewerkers, zorg dan dat een mens ze bekijkt en dat medewerkers bezwaar kunnen maken tegen een score. Controleer ook nationale arbeidsregels: artikel 88 staat lidstaten toe specifiekere regels voor werknemersgegevens te stellen, en medezeggenschap kan nodig zijn.

AI-specifieke controles

AI-controles achterhalen wat er met je gegevens gebeurt binnen de AI-functies, wie de AI kan corrigeren en waar de tool valt onder de AI Act. Vraag om schriftelijke antwoorden die je aan het contract kunt hangen.

17. Modeltraining. Vraag schriftelijk of je gesprekken worden gebruikt om een model te trainen of te finetunen, door de leverancier of door diens modelleveranciers.
18. Modelleveranciers. Vraag welke AI-leveranciers je gegevens verwerken, waar, en of de AI-functies uit te zetten zijn of een expliciete opt-in vragen.
19. Menselijke review en correctie. Controleer of een beoordelaar elke AI-score of -feedback kan wijzigen, of de wijziging wordt gelogd en of medewerkers bezwaar kunnen maken tegen een score, zoals in onze gids over een bezwaarproces voor AI-scores (in het Engels). Dat is ook je waarborg onder artikel 22.
20. Uitlegbaarheid en testen. Vraag of elke score het bewijs toont waarop die rust, zoals ons artikel over traceerbaarheid van QA-scores (in het Engels) beschrijft, en of je AI-scores vóór livegang kunt testen tegen die van je beoordelaars. Ons protocol om AI-beoordeling te valideren (in het Engels) laat zien hoe je die test uitvoert.
21. Positie onder de AI Act. Vraag hoe de leverancier het product classificeert en wat hij jou als gebruiksverantwoordelijke levert. De tabel zet de data op een rij.

Het verbod en het hoog-risicopunt komen uit de AI-verordening, Verordening (EU) 2024/1689, gecontroleerd aan de geconsolideerde tekst. De hoog-risicodatum verschoof van 2 augustus 2026 naar 2 december 2027 door de wijzigende Verordening (EU) 2026/1744, in werking sinds 27 juli 2026.

Volgens artikel 3, punt 39, berust emotieherkenning op biometrische gegevens, dus het verbod raakt vooral spraakfuncties. Of een kwaliteitstool onder punt 4, onder b, valt, hangt af van hoe je de scores gebruikt. Laat je juristen dat voor jouw situatie beoordelen.

Inkoop- en contractcontroles

Inkoopcontroles zetten de antwoorden om in contractbepalingen en zorgen voor een nette exit. Een beveiligingsantwoord dat niet in het contract staat, is een verkoopclaim.

22. Contractbepalingen. Neem de antwoorden op controle 7, 10, 12, 14 en 17 op in het contract of de verwerkersovereenkomst.
23. Exit. Spreek af hoe lang je na beëindiging gegevens kunt exporteren, in welke formaten, en wanneer de leverancier ze verwijdert.
24. Het documentenpakket. Verzamel op één plek: auditrapport, certificaten, verwerkersovereenkomst, lijst van subverwerkers, samenvatting van de pentest, incident- en continuïteitsplannen, en elke standaardvragenlijst die de leverancier heeft ingevuld, zoals een SIG Lite.

Hoe Kaizo deze checklist beantwoordt

Kaizo publiceert de meeste antwoorden in zijn Trust Center, met de rapporten beschikbaar op aanvraag. De tabel koppelt de controles aan wat de pagina’s van Kaizo vandaag zeggen; beantwoordt een pagina een controle niet, vraag het ons dan in de beveiligingsreview.

Kaizo beoordeelt gesprekken nadat ze zijn afgerond. Het luistert niet mee met live gesprekken, waardoor realtime monitoring buiten de reikwijdte van deze review valt.

Zo doe je de beveiligingsreview zonder de aankoop op te houden

Start de beveiligingsreview in dezelfde week als de demo’s, niet nadat de business heeft gekozen. Stuur de volledige checklist in één keer, vraag het documentenpakket op en begin parallel aan je DPIA.

Stap 1: Stuur de checklist mee met de RFP

Vragen over beveiliging, juridische zaken en inkoop die met de eerste aanvraag naar de leverancier gaan, worden samen met de productvragen beantwoord. Gestuurd na een besluit worden ze een tweede project.

Stap 2: Vraag eerst documenten, daarna alleen wat openblijft

Lees eerst het auditrapport, de verwerkersovereenkomst en de lijst van subverwerkers. Daarin staan de antwoorden op de meeste regels van een vragenlijst, en de rest wordt een korte lijst voor een gesprek.

Stap 3: Schrijf de DPIA terwijl het contract wordt onderhandeld

Je effectbeoordeling heeft de antwoorden van de leverancier over gegevensstromen, subverwerkers en bewaring nodig, en die heb je nu. Betrek de ondernemingsraad vroeg als scores van medewerkers worden gebruikt voor beslissingen over prestaties. Onze gids over een QA-programma dat medewerkers vertrouwen (in het Engels) legt uit hoe je de beoordeling aan hen introduceert.

Vraag ons beveiligingspakket aan in een live demo. We laten je Kaizo zien met realistische voorbeelddata en sturen de Trust Center-documenten die je team nodig heeft. Boek een afspraak.

Veelgestelde vragen

Wat is een beveiligingsvragenlijst voor leveranciers?

Een beveiligingsvragenlijst voor leveranciers is een standaardlijst vragen die een koper naar een leverancier stuurt om diens beveiligings- en privacymaatregelen te controleren vóór ondertekening. Gangbare formaten zijn de SIG en SIG Lite van Shared Assessments en de CAIQ van de Cloud Security Alliance. Veel leveranciers hebben er een ingevuld klaarliggen, wat beide partijen weken scheelt.

Heeft het koppelen van een kwaliteitstool aan Zendesk gevolgen voor AVG-compliance?

Ja. Haalt een kwaliteitstool gesprekken op uit Zendesk of een andere helpdesk, dan verwerkt de leverancier van die tool die persoonsgegevens namens jou, dus heb je een verwerkersovereenkomst met die leverancier nodig. De compliance van de helpdesk dekt geen aparte tool. Voeg de leverancier toe aan je register van verwerkingsactiviteiten.

Wat zijn de 7 beginselen van de AVG?

Artikel 5 AVG legt zeven beginselen vast: rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie; doelbinding; minimale gegevensverwerking; juistheid; opslagbeperking; integriteit en vertrouwelijkheid; en verantwoordingsplicht. Voor AI-QA wegen dataminimalisatie en opslagbeperking het zwaarst: beoordeel alleen de wachtrijen die je nodig hebt en bewaar gesprekken niet langer dan je kwaliteitsdoel vraagt.

Is AI-QA-software hoog risico onder de AI Act?

Dat kan. Bijlage III, punt 4, onder b, merkt AI die bedoeld is om prestaties en gedrag van personen op het werk te monitoren en te evalueren aan als hoog risico, met verplichtingen vanaf 2 december 2027. Een kwaliteitstool die medewerkers beoordeelt kan daaronder vallen, afhankelijk van het beoogde doel en hoe je hem gebruikt. Vraag juridisch advies voor je eigen situatie.

Moeten medewerkers weten dat AI hun gesprekken beoordeelt?

Ja: volgens de transparantieplichten van de artikelen 13 en 14 AVG moeten medewerkers weten hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt, inclusief geautomatiseerde beoordeling. Veel landen voegen daar arbeidsrechtelijke regels aan toe, en de ondernemingsraad kan inspraak hebben. Vroeg informeren, ook over hoe ze bezwaar maken tegen een score, maakt de uitrol bovendien makkelijker.